Auditor*in

Die internen und externen Anforderungen an Unternehmen, Institutionen und Organisationen nehmen stetig zu – von vertraglichen Vereinbarungen über rechtliche Vorschriften bis hin zu internen Vorgaben. Auditor*innen führen Betriebsprüfungen, sogenannte "Audits", durch und überprüfen dabei, ob bzw. inwieweit diese Anforderungen erfüllt werden.

Auditiert wird nicht die Organisation an sich, sondern die Systeme, die eine Organisation zum Erreichen ihrer Ziele implementiert hat. Es können sowohl organisatorische als auch technische Bereiche betrachtet werden. Zunächst werden Abläufe und Prozesse mithilfe geeigneter Methoden systematisch analysiert und dokumentiert, z. B. durch Interviews, Beobachtung und Einsichtnahme in Dokumente. Dann wird bewertet, ob bzw. inwieweit die gestellten Anforderungen erfüllt werden. Außerdem werden Fehler, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale aufgedeckt, um die Systeme zu optimieren.

Welche Art von  Audit durchgeführt wird, ergibt sich zum einen aus den Anforderungen, die überprüft werden sollen. Dabei kann es sich um Normen, Gesetze und Rechtsvorschriften oder auch intern festgelegte Kriterien handeln. Zum anderen hängt es davon ab, welchem Zweck das  Audit dient. Im Zuge des Qualitätsmanagements werden entweder bei Prozess-Audits das gesamte Managementsystem, einzelne (Teil-)Prozesse oder Organisationsbereichen überprüft oder bei Performance-Audits die erstellten Produkte bzw. erbrachten Leistungen betrachtet.
Zum Beispiel wird bei Projekt-Audits im Baubereich die Einhaltung der technischen Vorgaben, Budgets, Sicherheitsstandards, Umweltauflagen und Arbeitszeiten systematisch kontrolliert, analysiert und bewertet. In manchen Fällen wird bei Compliance-Audits die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sichergestellt. Soll hingegen die Einhaltung bestimmter Vorschriften mit einem Zertifikat bestätigt werden, wird diese bei Zertifizierungs-Audits überprüft. Zudem spielen Organisationsgröße und Branche eine Rolle. Schließlich müssen in der Automobilindustrie andere Aspekte überprüft werden als in der Lebensmittelindustrie.

Da "Audit" nur die Überprüfung der Systeme einer Organisation bezeichnet, kommt der Begriff in den unterschiedlichsten Kontexten zum Einsatz. Eine Auswahl an Beispielen findest du hier:

• Im Bereich des betrieblichen Finanz- und Rechnungswesens bezieht sich "Audit" auf Überprüfungen der Jahresabschlüsse und Betriebsbücher von privatwirtschaftlichen Unternehmen durch Wirtschaftsprüfer*innen.
• Bei öffentlichen Einrichtungen übernimmt die "Public Audits" der Rechnungshof und überprüft als oberste Rechnungskontrollbehörde des Staates den Umgang mit Steuergeldern.
• In der Hochschulbildung führt die AQ Austria verpflichtende "Audits" zur  Zertifizierung der internen Qualitätsmanagementsysteme von Universitäten, Fachhochschulen und Pädagogischen Hochschulen durch.
• Der technische Zustand von in Österreich registrierten Luftfahrzeugen (z. B. Luftfahrtüchtigkeit) und die dazugehörige technische Dokumentation werden bei "Audits" durch die Austro Control GmbH überprüft.
• In großen Unternehmen werden bei "Energie-Audits" der Energieeinsatz und Energieverbrauch von Anlagen, Gebäuden und Systemen überprüft, um Energieflüsse und das Potenzial für Energieeffizienzverbesserungen zu identifizieren.
• Einige Organisationen halten sich in Bereichen wie Umweltmanagement freiwillig an strengere Regeln als die gesetzlichen Vorgaben, z. B. an das von der EU entwickelte "Eco Management and  Audit Scheme" (EMAS). Bei diesen "Öko-Audits" betrachten Öko-Auditor*innen bzw. Umweltgutachter*innen Daten zu Energieverbrauch, Umweltauswirkungen, Umweltschutzmaßnahmen, Öko-Effizienz usw.
• Häufig lassen sich Organisationen auch die Einhaltung bestimmter Normforderungen zertifizieren (z. B.  ISO, EN, DIN, ÖNORM). Beispielsweise bestätigt das  Audit "Arbeits- und Gesundheitsschutz ( ISO 45001)", dass die Systeme und Prozesse einer Organisation die Anforderungen der ISO-Norm 45001 erfüllen.
• Bei "Lieferanten-Audits" lassen Organisation die Qualität der gelieferten Teile oder die Einhaltung von Normanforderungen bestehender oder potenzieller Lieferant*innen überprüfen.

Mit den zu prüfenden Anforderungen und dem Zweck des Audits hängt auch zusammen, wer die Prüfung durchführt. In der Regel sind mit "Audit" Überprüfungen durch externe, unabhängige Prüfer*innen gemeint. Selbstverständlich können aber auch Mitarbeiter*innen des Unternehmens "interne Audits" durchführen. Häufig geschieht dies im Rahmen des internen Qualitätsmanagements bzw. der internen  Revision oder durch Compliance-Officer (m./w./d.). Denkbar ist in großen Organisationen auch eine interne Überprüfung vor einem externen  Audit.

Auditor*innen verwenden zur Durchführung ihrer Tätigkeiten die üblichen Bürogeräte und Kommunikationsmittel wie Computer/Laptops, (Mobil-)Telefone, Drucker,  Scanner, Kopiergeräte, E-Mail, Internet, Videokonferenz- und Onlinemeeting-Tools. Sie arbeiten mit betrieblichen Unterlagen wie Jahresabschlüssen, Geschäftsberichten, technischen Dokumentationen und dergleichen. Sie lesen und verwenden juristische Unterlagen wie Gesetze, Erlässe und Verordnungen, Fachlexika und Handbücher und führen Dokumentationen, Datenbanken, Journale, Akten, Listen und Protokolle. Bei Präsentationen und Besprechungen setzen sie Präsentationssoftware und Präsentationsmittel wie Beamer, Bildschirme, Smartboards, aber auch Flipcharts ein.

Ein wichtiges Arbeitsmittel von Auditor*innen ist die eigene Person. Im ständigen Kontakt mit Kund*innen sind vor allem ein gepflegtes Erscheinungsbild sowie ein überzeugendes, kompetentes und seriöses Auftreten wichtig.

Auditor*innen sind in Büroräumlichkeiten, Besprechungs- und Konferenzzimmern und vor allem direkt bei  Klient*innen in den zu prüfenden Organisationen tätig. Sie arbeiten eigenständig und im Team mit Berufskolleg*innen sowie verschiedenen Fachkräften (z. B. Unternehmensberater*in, Rechtsanwält*innen, Techniker*innen). Sie stehen im Austausch mit Betriebsleitungen und Geschäftsführungen (z. B. Manager*in, Abteilungsleiter*in, Produktionsleiter*in, Entwicklungsleiter*in) und haben Kontakt zu Mitarbeiter*innen von Behörden.

Auditor*innen arbeiten zeitlich eher flexibel und müssen regelmäßig mit Mehrarbeit und Überstunden rechnen. Belastbarkeit und Stressresistenz sind in diesem Beruf besonders gefragt. Die Arbeit erfolgt einerseits viel an Computerbildschirmen, andererseits auch häufig in Besprechungen und Verhandlungen mit  Klient*innen vor Ort, weshalb eine gewisse Mobilität erforderlich ist.

• Ziele, Umfang, Techniken, Beteiligte und Zeitplan des Audits festlegen
• Prozesse und Abläufe mithilfe verschiedener Audit-Techniken (z. B. Interviews, Beobachtung, Dokumentenprüfung, Betriebsbegehung) systematisch analysieren und dokumentieren
• dokumentierte Audit-Ergebnisse bewerten
• Abweichungen von den Anforderungen identifizieren
• Fehler, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale aufdecken
• umfassende Berichte mit Ergebnissen, Abweichungen und Empfehlungen schreiben
• Umsetzung der Korrekturmaßnahmen begleiten oder prüfen
• Compliance mit Normen und Standards unterstützen
• Zertifikate ausstellen

Auditor*innen sind in

• Unternehmensberatungen,
• Behörden und gesetzlich eingerichtete Institutionen,
• akkreditierten Zertifizierungsstellen oder
• fachspezifischen Dienstleistungsunternehmen beschäftigt.

Der Beruf Auditor*in ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• Managementsysteme
• Qualitäts-, Risiko-, Sicherheitsmanagement
• Compliance
• Rechnungslegung
• Informationssicherheit, Datenschutz
• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
• Umweltmanagement, Energiemanagement, Sustainability und ESG Management
• öffentliche Verwaltung
• bestimmte Branchen, z. B.
• Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie
• Qualitäts- und Sicherheitsmanagement im Bauwesen
• Qualitäts- und Risikomanagement im Gesundheitswesen
• Sicherheits- und Risikomanagement im Transportwesen
• Qualitätsmanagement in der Lebensmittel-, Tiernahrungs- und Verpackungsherstellung
• Qualitätsmanagement in der Medizinprodukteherstellung

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Compliance-Officer (m./w./d.)
• Öko-Auditor*in
• Umweltgutachter*in
• Wirtschaftsprüfer*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Arbeits- und Organisationspsychologie,  Audit,  Compliance,  Controlling,  ISO,  Öko-Audit,  Qualitätsmanagement,  Risk-Management,  Total Quality Management (TQM),  Zertifizierung