Berufsgruppe:
Kultur / Sprachen / Gesellschaft
Arbeitsfeld: Mixed Media: Arbeitsplatz Bücher, Medien, Zeitschriften

Dokumentar*in

Berufsbeschreibung

Dokumentar*innen beschaffen und  archivieren Informationsmaterialien (z. B. Zeitungen und Zeitschriften, Bücher, Fotos und Filme, Urkunden, Dokumente, Digitale Datenträger). Sie arbeiten in bibliothekarischen Einrichtungen (z. B. der Österreichischen Nationalbibliothek) oder in speziellen Informationsstellen (z. B. in Betriebsarchiven, wissenschaftliche Bibliotheken oder Dokumentationsstellen). Für ihre Arbeit verwenden sie modernste Einrichtungen der Informationstechnik (Literaturverwaltungsprogramme, Datenbanken,  Scanner, Bildbearbeitungsprogramme, Internet etc.). Sie arbeiten im Team mit ihren Kolleginnen und Kollegen und haben Kontakt zu den Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen. Ist die Dokumentationsstelle auch für die Öffentlichkeit zugänglich, übernehmen sie auch die Beratung und Betreuung der Nutzer*innen.

Die Informations- und Wissensgesellschaft hat die Berufsbereiche der Dokumentar*in und der Archivar*in zu modernen Datenverarbeiter*innen gemacht. Dokumentar*innen operieren mit den modernsten datentechnischen Mitteln, um die Übersicht und Vermittlung von Informationen zu gewährleisten. In ihrem Beruf geht es vor allem darum, unterschiedlichste Informationen zu beschaffen, zu erhalten, darzustellen und für andere zugänglich zu machen.

Informationsmaterialien können alle Arten von  Medien (z. B. Zeitungen und Zeitschriften, Bücher, Fotos und Filme), Urkunden, Dokumente, digitale Datenträger u. a. sein. Es kann sich dabei um allgemeine Einrichtungen (ohne thematische Eingrenzungen, wie z. B. die Österreichische Nationalbibliothek) oder um spezifische Informationsstellen (z. B. Betriebsarchive, wissenschaftliche Bibliotheken oder Dokumentationsstellen) handeln.

Dokumentar*innen fassen den Inhalt der Dokumente zusammen, beschlagworten die Dokumente und ordnen sie ein. Sie beraten Informationssuchende, stellen fest, ob sie selbst über das entsprechende Material verfügen bzw. welche Archive oder Dokumentationsstellen dafür in Frage kommen. Je nach Art des Problems veranlassen Dokumentar*innen die Herausgabe des Originals oder einer Kopie. Oft erstellen sie Fachpublikationen, Bibliografien, Bedarfsanalysen und ähnliches und verschicken diese an potenzielle Interessentenkreise.

Dokumentar*innen arbeiten mit Zeitungen und Zeitschriften, Büchern, Fotos und Filmen, Urkunden, Dokumenten, Datenträgern usw. Für die Verarbeitung der Unterlagen verwenden sie z. B. Literaturverwaltungsprogramme, Datenbanken,  Scanner und Bildbearbeitungsprogramme. Die meisten Dokumentationsstellen sind auch online, d. h. im Internet zugänglich. Für die Online-Bearbeitung der Dokumente verwenden sie spezielle Softwareprogramme.

Bei Recherchen, Datenanalysen, aber auch beim Texten gewinnt der Einsatz KI-basierter Systeme zunehmend an Bedeutung. Der effiziente und zugleich kritische Umgang mit solchen Systemen wird damit eine wichtige Anforderung in diesem Beruf.

Dokumentar*innen sind in Büros und Archiven tätig. Sie arbeiten meist im Team mit Kolleginnen und Kollegen ihrer jeweiligen Arbeitsstätte. So haben sie in Zeitschriftenredaktionen Kontakte zu den Redakteur*innen oder Pressefotograf*innen. In Bibliotheken oder Archiven arbeiten sie gemeinsam mit Bibliothekar*innen und Archivar*innen. In Dokumentationsstellen von größeren Betrieben arbeiten sie meist im Team mit der Presse- und Medienabteilung, siehe z. B. PR-Berater*in. Bei technischen Umsetzungen arbeiten sie mit IT-Fachkräften zusammen, siehe z. B. Informatiker*in.

Dokumentar*innen arbeiten in der Regel während der üblichen Bürozeiten. In öffentlichen Archiven und Dokumentationsstellen haben sie außerdem Kontakt zu Kundinnen und Kunden.

  • Dokumentationsgut sichten und klassifizieren, Bestandslisten erstellen, Kataloge anlegen
  • Dokumentationsbenutzer*innen beraten und informieren
  • Datenbanken erstellen und/oder pflegen
  • statistische Auswertungen durchführen
  • Literaturdokumentationen erstellen

Beschäftigungsmöglichkeiten für Dokumentar*innen bieten insbesondere:

  • Dokumentationsarchive verschiedenster Institutionen (z. B. Interessenvertretungen, Zeitungs- und Zeitschriftenverlagen, Universitäten, universitätsnahe und sonstige wissenschaftliche Einrichtungen, Ministerien)
  • Bibliotheken (Bundes- und Landesbibliotheken, wissenschaftliche Bibliotheken, Forschungsinstitute)

Der Beruf Dokumentar*in ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

  • Digitalisierung, digitale Dokumentationstechnologie
  • fachspezifische Datenbank- und Softwareprogramme
  • Informationsrecherche
  • Archiv-/Bibliotheksmanagement

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Bibliographie,  Katalog,  Mikrofiche/Mikrofilm