Kanzleiassistent*in - Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen Rechtsanwält*innen in allen administrativen Aufgaben. Sie protokollieren Verhandlungen und Gespräche mit  Klient*innen, bereiten den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden,  Klient*innen und andere Parteien vor und erstellen Abrechnungen und stellen Rechnungen und Honorarnoten aus.

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen Rechtsanwält*innen und andere Mitarbeiter*innen in Rechtsanwaltskanzleien bei allen administrativen und bei einfachen rechtsspezifischen Aufgaben. Ihre Hauptaufgaben liegen im Office Management und bei laufenden Büroarbeiten. Sie organisieren den E-Mail- und Schriftverkehr, nehmen eingehende Anrufe und Schreiben auf, beurteilen, zu welchem Sachverhalt diese gehören und leiten sie an die zuständigen Kolleg*innen weiter. Sie organisieren und koordinieren Besprechungen und Termine mit  Klient*innen, Behörden oder Parteienvertreter*innen, aber auch im Team und protokollieren die Gespräche. Außerdem bereiten sie einfache Unterlagen und den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden,  Klient*innen, andere Parteien und Parteienvertreter*innen vor. Unter Aufsicht der Rechtsanwält*innen arbeiten sie an einfachen/routinemäßigen Verfahren bei Gerichten und Behörden mit (z. B. Mahn-, Exekutions- und Insolvenzverfahren), bei Anträgen (z. B. für das Firmen- und Grundbuch), bei Erklärungen (z. B. Abgabenerklärungen) oder Anmeldungen (z. B. Marken- und Musteranmeldungen).

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen aber auch bei Abrechnungen und im  Rechnungswesen. Sie erstellen Abrechnungen und bereiten Honorarnoten vor und arbeiten im Zahlungsverkehr und Mahnwesen mit. Auch bei Marketingaufgaben unterstützen sie, wenn sie z. B.  Newsletter erstellen, Informationsschreiben verfassen, oder bei der Betreuung der Webseite oder von Social Media Kanälen mitarbeiten, indem sie Beiträge erstellen.

Um diese Aufgabe kompetent erfüllen zu können verfügen Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien über grundlegende Kenntnisse in relevanten Rechtsbereichen. Dazugehören vor allem Verfahrens-, Zivil-, Grundbuch-, Firmenbuch-, Kosten- und Standesrecht, das Bürgerlichen Recht und Unternehmens- und Abgaberechte. Wichtig sind für Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien auch Kenntnisse im Mahn-, Insolvenz- und Exekutionsrecht.

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Datenbanken, Terminkalender, Journale, Listen, Protokolle und benutzen unterschiedliche (digitale) Formulare sowie diverses Büromaterial.
Dazu arbeiten sie mit den üblichen Büro- und Kommunikationsgeräten wie Computer und Laptops, Drucker,  Scanner, Kopiergeräte, (Mobil-)Telefone usw. Sie verwenden das Internet, Cloudanwendungen und verschiedene, teils berufsspezifische Softwareprogramme und kommunizieren über E-Mails, Videotelefonie und Webmeetings.

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien arbeiten im Sekretariat von Rechtskanzleien gemeinsam mit Rechtsanwält*innen sowie mit Berufskolleg*innen und weiteren administrativen oder kaufmännischen Fachkräften. Sie stehen im direkten Kontakt zu  Klient*innen (Mandant*innen) und zu Mitarbeiter*innen von Behörden und Gerichten.

Kanzleiassistent*innen arbeiten hauptsächlich während der betriebsüblichen Bürozeiten und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig. Wenn beispielsweise behördliche Fristen eingehalten werden müssen, können auch Mehrarbeit und Überstunden notwendig werden.

• Arbeiten im Posteingang und Postausgang erledigen
• Texte und Schriftstücke, wie Unterlagen für Mahn- und Exekutionsverfahren etc., nach Vorgaben erstellen, z. B. für Gerichte, Behörden,  Klient*innen usw.
• Materialbeschaffung, wie z. B. Büromaterial, Dokumente, Büroeinrichtung
• Rechnungslegung und Arbeiten im Rechnungswesen
• Arbeiten im Zusammenhang mit Gericht- und Behördenangelegenheiten, insbesondere Fristlegung von Akten, Schriftstücken und Geschäftsstücken durchführen
• Termine koordinieren, Dienstreisen planen, Verhandlungen und Besprechungen vor- und nachbereiten
• Behörden,  Klient*innen, Parteien anmelden, informieren und betreuen
• Marketingmaterialien erstellen und verschicken
• Statistiken, Dateien, Karteien anlegen und warten
• administrative und verwaltende Tätigkeiten durchführen
• Mitarbeit bei einfachen Gerichten und Verfahren unter Aufsicht des Rechtsanwaltes / der Rechtsanwältin

Kanzleiassistent*innen mit dem entsprechenden Schwerpunkt arbeiten in Rechtsanwaltskanzleien.

Der Lehrberuf Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• juristische Fachbereiche
• Büroadministration, Büroorganisation
• Managementassistenz
• Kund*innenbetreuung
• Archiv und Dokumentation

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Managementassistent*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Außerstreitverfahren,  Exekution,  Judikative,  Legislative,  Österreichisches Justizsystem,  Staatsanwaltschaft,  Zivilgericht