Personalverrechner*in

Personalverrechner*innen führen Lohnkonten und erstellen und verbuchen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen aller Mitarbeiter*innen (Arbeiter*innen, Angestellte, freie Dienstnehmer*innen) eines Betriebes. Sie verwalten Dienstverträge, Werkverträge und andere Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen. Bei Löhnen und Gehältern berechnen sie den Betrag aufgrund der geleisteten Arbeitszeiten, wobei sie Überstunden, Krankenstände, Urlaube, Dienstreisen etc. berücksichtigen. Ausgehend vom Bruttoeinkommen berechnen sie Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Dienstgeberabgaben und diverse Zuschläge oder Abschläge, melden die Abgaben an die zuständigen Behörden und veranlassen die fristgerechte Einzahlung der Abgabenschuld. Sie ermitteln den Nettobetrag/das Nettoeinkommen der Mitarbeiter*innen und überweisen den Auszahlungsbetrag auf deren Bankkonten.

Personalverrechner*innen, die bei Wirtschaftstreuhand-, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien beschäftigt sind, müssen die monatlichen Abrechnungen und Lohnzettel rechtzeitig an die Auftraggeber*innen übermitteln, damit diese die Überweisungen der Löhne/Gehälter und der Abgaben vornehmen können.

Personalverrechner*innen verfügen über fundierte Kenntnisse in Arbeits-, Tarif-, Einkommensteuer- und Sozialversicherungsrecht und halten sich über gesetzliche Änderungen ständig auf dem Laufenden. Je nach Größe des Unternehmens beraten Personalverrechner*innen die Mitarbeiter*innen in arbeitsrechtlichen, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen und wirken auch bei der Erstellung der Geschäftsberichte und Bilanzen mit. Dabei stehen sie in Kontakt mit dem Management, mit Finanzbuchhalter*innen und mit Steuerberater*innen. Bei abgabenrechtlichen Prüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsanstalten stellen sie alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung, erläutern diese und besprechen Unklarheiten.

Personalverrechner*innen verwenden zur Durchführung ihrer Tätigkeiten die üblichen Bürogeräte und Kommunikationsmittel wie Computer/Laptops, (Mobil-)Telefone, Drucker,  Scanner, Kopiergeräte, E-Mail, Internet, Videokonferenz- und Onlinemeeting-Tools. Außerdem setzen sie facheinschlägige  Software (Buchhaltungs- und Personalverrechnungsprogramme, Zeiterfassungssoftware, Online-Banking) sowie Onlinemeldesysteme (FinanzOnline,  ELDA) ein. Sie hantieren mit Formularen (z. B. Überweisungsformulare) und Belegen (z. B. Rechnungen) und führen (elektronische) Ablagesysteme mit Lohnkonten, Betriebsbüchern, Dienst- und Werkverträgen, Personallisten und Journalen. Sie kontrollieren Zeiterfassungssysteme wie z. B. (elektronische) Stech- und Stempeluhren. Zudem setzen sie sich mit Fachliteratur, (arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche) Gesetzestexten und betriebsinternen Vorschriften (Betriebsvereinbarungen) auseinander.

Personalverrechner*innen arbeiten vorwiegend in Büros aber auch in Besprechungs- und Konferenzräumen. Sie arbeiten eigenständig sowie im Team mit Kolleg*innen des Finanz- und Rechnungswesens und anderen Fachkräften des Personalwesens und der  Verwaltung (z. B. Buchhalter*innen, Sekretär*innen, Bürokaufleute, Personalentwickler*innen, HR-Manager*innen). Sie stehen in Kontakt zu den Mitarbeiter*innen aus allen Bereichen des Betriebes, zu den Manager*innen und arbeiten eng mit Steuerberater*innen und Wirtschaftsprüfer*innen zusammen. Außerdem haben sie Kontakt zu Vertreter*innen von Finanzbehörden und Sozialversicherungsanstalten.

Personalverrechner*innen arbeiten fast ausschließlich im Sitzen und überwiegend an Computerarbeitsplätzen an Bildschirmen. Während sich ihre Arbeitszeit grundsätzlich nach den betriebsüblichen Bürozeiten richtet, können zu bestimmten Stichtagen (z. B. Bilanzstichtag, Auswertung von Quartalszahlen, Abgabe von Finanzamtsmeldungen) auch Mehrarbeit oder Überstunden notwendig werden, um Fristen einzuhalten.

• Lohnkonten, Personallisten, Werkverträge etc. führen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen vornehmen
• konkrete Arbeitszeiten berechnen, Überstunden, Urlaube, Ausfallzeiten, Krankenstände etc. berücksichtigen
• Zeiterfassungssysteme kontrollieren und abrechnen
• Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge berechnen, Sonderzahlungen etc. berücksichtigen
• Nettoeinkommen an Mitarbeiter*innen überweisen
• Abgaben an Sozialversicherungen, Finanzamt und Gemeinde/Magistrat überweisen
• Dienst- und Werkverträge verwalten
• Belege sammeln und kontrollieren
• Dokumente, Betriebsbücher führen
• Mitarbeiter*innen arbeits-, sozial- und steuerrechtlich informieren und beraten
• mit Sozialversicherungsanstalten und Finanzämtern kommunizieren, bei Prüfungen mitarbeiten
• bei der Erstellung von Bilanzen und Geschäftsberichte mitwirken
• mit Personalmanager*innen und Personalentwickler*innen zusammenarbeiten

Personalverrechner*innen sind

• in Unternehmen aller Branchen und Größen, die ihre Personalverrechnung selbst durchführen,
• in Wirtschaftstreuhand-, Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungskanzleien,
• in der öffentlichen Verwaltung, bei Verbänden oder Organisationen beschäftigt, oder
• als selbstständige Personalverrechner*innen (bzw. Bilanzbuchhalter*innen oder Buchhalter*innen) tätig.

Der Beruf Personalverrechner*in ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• einschlägige Personalverrechnungsprogramme
• Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht, Steuerrecht
• Urlaubs-, Überstundenabrechnungen, Dienstreiseabrechnungen
• Spezielle Branchen z. B. Gastgewerbe, Hotellerie, Bau
• Abrechnung in Personalüberlassungsbetrieben

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Bilanzbuchhalter*in
• Compensation & Benefits Betreuer*in
• Personalsachbearbeiter*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Aktiva,  Betriebliches Rechnungswesen,  Bilanz,  Break-Even-Point,  Cash-Flow,  Controlling,  Diversity Management,  Doppelte Buchhaltung,  Einnahmen-Ausgaben-Rechnung,  ELDA,  Finance Operations,  IFRS,  Passiva,  Payroll,  Qualitätsmanagement,  Workflow-Management