Rezeptionist*in (Hotel)

Rezeptionist*innen arbeiten im Empfangsbereich von Beherbergungsbetrieben aller Art. Sie sind für den Empfang und die Betreuung der Gäste zuständig.

Sie begrüßen die Gäste, besorgen den Check-in und vermerken besondere Wünsche. Sie beantworten telefonische oder schriftliche Anfragen und nehmen Reservierungen entgegen, wobei sie in einem speziellen Verzeichnis (Zimmerspiegel) oder im Computer die Verteilung und Ausbuchung der Zimmer festhalten. Sie vermitteln Telefonate und leiten die Post der Gäste weiter. Rezeptionist*innen stehen für allgemeine Auskünfte zur Verfügung und informieren die Gäste über das hotelinterne Angebot (z. B. Massage, Sauna,  Fitness, Restaurant). Sie teilen Info-Materialien, Prospekte und Stadtpläne aus und wissen über Veranstaltungen vor Ort bzw. in der Umgebung (Theateraufführungen, Konzerte, Touren etc.) Bescheid.

Sie verteilen die Zimmer je nach Auslastung, nehmen die Meldezettel bzw. Gästeblätter entgegen und geben Zimmerschlüssel oder Keycards (magnetische Türöffner) aus. Falls die Gäste nicht gestört oder um eine bestimmte Zeit geweckt werden wollen, achten Rezeptionist*innen darauf, dass ihren Wünschen entsprochen wird. Sie verkaufen Briefmarken, Ansichtskarten und Souvenirs, in größeren Beherbergungsbetrieben wechseln sie auch Geld.
Bei der Abreise der Gäste erledigen sie den Check-out und berechnen sie die Endsumme aus Nächtigungen und Extraleistungen wie Zimmerservice, Telefon, Minibar usw. Sie stellen die Rechnungen aus und kassieren die Beträge.

Rezeptionist*innen verwenden (Mobil-)Telefone und Gegensprechanlagen und bedienen alle Geräte eines modernen Büros (Computer/Laptop, Drucker,  Scanner, Kopierer). Häufig arbeiten sie mit spezieller  Software für Buchungen und Reservierungen sowie Kassensystemen. Immer größere Bedeutung bekommen auch Online-Buchungsportale und Bewertungsportale. Sie führen diverse Listen (Gäste, Kund*innen, Mitarbeiter*innen, Lieferant*innen) und andere Betriebsbücher und Datenbanken, wie Zimmerspiegel, Dienstpläne, Journale, Protokolle.

Rezeptionist*innen arbeiten im Eingangsbereich – an Rezeptionen und Empfangsräumlichkeiten – von Beherbergungsbetrieben (z. B. Hotels, Pensionen, Kuranstalten). Sie haben Kontakt zu Besucher*innen, Kund*innen, Mitarbeiter*innen und Lieferant*innen des Betriebes. Im Rahmen der Gästebetreuung im Team mit weiteren Fach- und Hilfskräften des Betriebes, wie z. B. Tourismuskaufmann / Tourismuskauffrau, Koch / Köchin (Lehrberuf), Restaurantfachmann / Restaurantfachfrau (Lehrberuf), Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf) oder Gastronomiefachmann / Gastronomiefachfrau (Lehrberuf). Rezeptionist*innen stehen auch in Kontakt mit Mitarbeiter*innen von Reisebüros (siehe z. B. Reisebüroassistent*in (Lehrberuf)).
Da Rezeptionist*innen den Gästen gegenüber den ersten Eindruck des Hotels vermitteln, sind gute Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild wichtig. Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Englisch, sind für Rezeptionist*innen unverzichtbar.

• Gäste empfangen und verabschieden, Check-in und Check-out abwickeln
• E-Mail- und Telefonverkehr abwickeln, Korrespondenzen erledigen
• Reservierungen und Buchungen entgegennehmen
• Auskünfte erteilen, Infomaterialien, Prospekte und Broschüren ausgeben
• über hotelinterne Veranstaltungen, Serviceleistungen, Angebote etc. informieren
• über Ausflugsmöglichkeiten, Gastronomie und Kulturangebote vor Ort und über Verkehrsmittel informieren
• über Tourismusgästekarten der jeweiligen Region informieren
• Listen (Gäste, Mitarbeiter*innen, Lieferant*innen) und andere Betriebsbücher führen
• Zimmer einteilen und ausgeben
• Abrechnungen von Nächtigungen und Zusatzleistungen erstellen, Rechnungen legen und Beträge kassieren

Beschäftigungsmöglichkeiten für Rezeptionist*innen bieten:

• Beherbergungsbetriebe, wie z. B. Hotels, Motels, Pensionen
• Kuranstalten, Thermen, Wellnessbetriebe und Gesundheitszentren

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Rezeption,  Wellness