Sachbearbeiter*in

Mit der Bezeichnung Sachbearbeiter*in werden zumeist nicht-leitende berufliche Tätigkeiten bezeichnet. Teilweise wird dieser Überbegriff auch für Berufe verwendet, die in administrativ-organisatorischen Bereichen angesiedelt sind (siehe z. B. Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin).

Die Bezeichnung Sachbearbeiter*in weist darauf hin, dass sich diese in ihrer Arbeit schwerpunktmäßig mit bestimmten Aufgaben und Fachbereichen beschäftigen. In Behörden kann das beispielsweise die Bearbeitung bestimmter Anträge sein (z. B. Ausstellung von Reisepässe, Führerscheinen oder die Registrierung von Wohnsitzmeldungen) oder auch mehrerer solcher Aufgabengebiete.

In Betrieben kann es ebenfalls die schwerpunktmäßige Bearbeitung bestimmter Aufgaben sein, wie etwa Bestellungen abwickeln oder Lieferpapiere kontrollieren. Der Schwerpunkt kann aber auch auf der Bearbeitung einer bestimmten Kund*innengruppe oder Region liegen. Beispielsweise sorgen Sachbearbeiter*innen im Verkauf für den reibungslosen Ablauf eines Verkaufsgeschäftes. Ihre Aufgaben reichen von der Angebotserstellung über die gesamte Auftragsabwicklung bis zur Rechnungsausstellung. Weiters sind sie für die Kund*innenbetreuung zuständig. Vielfältige Koordinationsaufgaben sind daher zu bewältigen. Organisationstalent und die Fähigkeit, den Überblick zu bewahren, sind notwendige Voraussetzungen.

Sachbearbeiter*innen arbeiten vorwiegend in Büros. Sie verwalten Akten, Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen. Sie bedienen die üblichen Büro- und Kommunikationsgeräte wie Computer, Drucker,  Scanner, Kopiergeräte und (Mobil-)Telefone.

Sachbearbeiter*innen arbeiten in allen Bereichen des öffentlichen Dienstes (z. B. Finanz, Justizverwaltung, Landesverwaltung) oder in Büros ("Back Office") von Banken, Versicherungen oder Handelsunternehmen.

Sachbearbeiter*innen haben – je nach Aufgabengebiet und Arbeitsort – Kontakte zu Kund*innen ( Parteienverkehr) sowie zu Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen (z. B. Kund*innenbetreuer*innen, Verkäufer*innen, Buchhalter*innen) und kommen teilweise auch im Außendienst zum Einsatz.

Die Aufgaben von Sachbearbeiter*innen können je nach Einsatzbereich und Betrieb sehr unterschiedlich sein. In der Regel umfassen sie aber die folgenden:

• Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
• Statistiken, Karteien und Dateien anlegen und führen
• Akten einholen, bearbeiten und prüfen
• Korrespondenz durchführen
• fachspezifische Softwareprogramme und elektronische Datenverarbeitungssysteme
• Textbausteine und Adressdateien erstellen und warten
• Termine koordinieren und überwachen
• Kund*innen ( Parteienverkehr) anmelden, informieren und betreuen

Sachbearbeiter*innen sind in den verschiedenen Abteilungen von

• öffentlichen (Verwaltungs-)Institutionen,
• Banken, Versicherungen und großen Handelsunternehmen,
• Kammern und Interessensvertretungen beschäftigt.

Der Beruf Sachbearbeiter*in ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• behördliche/betriebliche Fachbereiche und Abteilungen
• Büromanagement, Büroleitung
• Datenbanken, betriebliche Dokumentation
• Kostenrechnung, Budgetierung, Controlling
• Management-Assistenz

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Managementassistent*in
• Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin

• Förderungsmanager*in
• Personalsachbearbeiter*in
• Sachbearbeiter*in (Hoheitsverwaltung)
• Sachbearbeiter*in (Landesverwaltung)
• Sachbearbeiter*in (Öffentlicher Baudienst)
• Sachbearbeiter*in (Wirtschaftsverwaltung)

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 E-Government