Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Die Buchhaltung steht im Zentrum jedes Unternehmens. Hier laufen alle wichtigen Daten zusammen: Aufwände und Erträge, Informationen über  Anlagevermögen und -kapital, Lohn- und Gehaltsverrechnung, Steuerangelegenheiten usw. Auf den Daten der Buchhaltung basiert die Kostenrechnung (Feststellung von Fixkosten, Herstellungskosten usw.). Diese wiederum liefert die Entscheidungsgrundlage der Produktions- und Leistungsplanung und Preiskalkulation.

Die meisten Arbeitsvorgänge in der Buchhaltung werden heute digital durchgeführt: Meldungen an Behörden erfolgen über Onlinemeldesysteme (FinanzOnline und  ELDA), die Erfassung und Kontierung von Belegen erfolgt (teil-)automatisiert, die Verbuchung der Geschäftsfälle erfolgt über spezielle Softwareprogramme (z. B.  SAP). Umfangreiche generelle und spezifische IT-Kenntnisse sind daher grundlegend für diesen Beruf. Gleichzeitig werden durch die zunehmende Digitalisierung andere Aufgaben immer wichtiger für Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen, wie die laufende Kontrolle der teilautomatisierten Abläufe, Erstellung von Auswertungen und Berichten, Unterstützung bei Abschlussarbeiten usw.

Je nach Rechtsform und Umsatzhöhe führen Unternehmen eine  Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder eine doppelte Buchführung. Bei der  Einnahmen-Ausgaben-Rechnung listen Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen alle Zahlungsvorgänge auf. Durch diese einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben wird der Gewinn (oder Verlust) des Unternehmens ermittelt. Bei der doppelten Buchführung werden genauere Aufzeichnungen über die Geschäftsvorgänge geführt sowie Vermögen und Kapitel genauer betrachtet. Am Ende des (Geschäfts-)Jahres helfen Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen bei den Abschlussbuchungen, erstellen die  Bilanz und arbeiten bei der Erstellung von Geschäftsberichten mit.

Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen sammeln und ordnen Belege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Lieferscheine), dadurch wird die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge sicher gestellt. Sie überprüfen die Richtigkeit der Belege, vergeben laufende Nummern und kontieren die Belege, d. h. die für die Verbuchung erforderlichen Nummern der Buchhaltungskonten werden auf den Belegen vermerkt. Anschließend werden die Buchungen in das verwendete Softwareprogramm (z. B.  SAP) übertragen. Am Monatsende bereiten Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen die (zumeist digitalen) Formulare und Listen für die Entrichtung von Steuern und Abgaben vor (z. B. Umsatzsteuer, Lohnabgaben) und führen die Meldungen an die Behörden über Onlinemeldesysteme durch (FinanzOnline und  ELDA). Sie bereiten regelmäßig Kennzahlen und Zwischenberichte für das  Controlling und die Geschäftsführung auf und arbeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Kostenrechnung mit. Außerdem unterstützen sie Bilanzbuchhalter*innen und Steuerberater*innen bei den Jahresabschlussarbeiten.

Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen sorgen dafür, dass die Buchhaltung nicht nur elektronisch gut dokumentiert ist, sondern auch, dass alle schriftlichen Unterlagen (Rechnungen, Bankauszüge, Inventuren, Auswertungen und Statistiken usw.) sorgfältig und nachvollziehbar abgelegt werden, sodass auch nach längerer Zeit leicht darauf zugegriffen werden kann, z. B. im Zuge von externen oder internen Betriebsprüfungen.

Vergleiche dazu auch das allgemeine Berufsprofil Buchhalter*in.

Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen verwenden zur Durchführung ihrer Tätigkeiten die üblichen Bürogeräte und Kommunikationsmittel wie Computer/Laptops, (Mobil-)Telefone, Drucker,  Scanner, Kopiergeräte, E-Mail, Internet, Videokonferenz- und Onlinemeeting-Tools. Außerdem setzen sie facheinschlägige  Software (Buchhaltungs-, Personalverrechnungs- und Kostenrechnungsprogramme) sowie Onlinemeldesysteme (FinanzOnline,  ELDA) ein. Sie hantieren mit (meist digitalen) Formularen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen, Einkommensteuererklärungen) und Belegen (Rechnungen, Zahlungsbelege usw.), erstellen und beurteilen Kennzahlensysteme und Statistiken und führen Ablagesysteme. Zusätzlich arbeiten Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen, insbesondere bei der Mitarbeit im Bereich Bilanzierung, häufig mit Fachliteratur und Gesetzestexten.

Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen sind in den Büros von Unternehmen aller Branchen und Größen tätig. Ihre Aufgaben erledigen sie sowohl eigenständig als auch im Team mit ihren Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen. Vor allem arbeiten sie mit Kolleg*innen des Finanz- und Rechnungswesens (z. B. Bilanzbuchhalter*in, Lohnverrechner*in, Kostenrechner*in, Controller*in), des Personalwesens, der Geschäftsleitungen und der IT zusammen.

Sie haben Kontakt zu Berater*innen (z. B. Steuerberater*innen, Unternehmensberater*innen) und Prüfer*innen (z. B. Wirtschaftsprüfer*innen) sowie Mitarbeiter*innen von Banken (z. B. BankkaufleutenBankangestellten) und Finanzbehörden (z. B. Steuerassistent*innen, Finanzbeamt*innen). Je nach Größe des Unternehmens kommunizieren sie auch mit Kund*innen und Lieferant*innen.

Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen arbeiten fast ausschließlich im Sitzen und überwiegend an Computerarbeitsplätzen an Bildschirmen. Während sich ihre Arbeitszeit grundsätzlich nach den betriebsüblichen Bürozeiten richtet, können zu bestimmten Stichtagen (z. B. Bilanzstichtag, Auswertung von Quartalszahlen, Abgabe von Finanzamtsmeldungen) auch Mehrarbeit oder Überstunden notwendig werden, um Fristen einzuhalten.

• Belege sammeln, ordnen, kontrollieren, mit laufenden Belegnummern versehen und kontieren
• Daten für die Buchführung und für die Lohn- und Gehaltsverrechnung erfassen und kontrollieren
• verbuchte Belege ablegen
• Inventuren durchführen, Bestände erfassen
• Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse vorbereiten
• bei Bilanzierungsarbeiten (Jahresabschlussarbeiten) mitwirken
• Überweisungen tätigen
• bei der Budgetierung mitarbeiten
• Zahlen als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung aufbereiten
• Einhaltung von Budgets überwachen
• Daten und Kennzahlen auswerten, Statistiken erstellen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen
• digitale Formulare und Listen für Steuern und Abgaben vorbereiten
• Meldungen an die Behörden über Onlinemeldesysteme (FinanzOnline und  ELDA) durchführen
• Abrechnungen mit Sozialversicherungsanstalten und Steuerbehörden durchführen
• mit Steuerberater*innen, Wirtschaftsprüfer*innen und Revisor*innen zusammenarbeiten

Finanz- und Rechnungswesenassistent*innen sind

• in Unternehmen aller Branchen und Größen, die ihre Buchhaltung selbst führen,
• in Wirtschaftstreuhand-, Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungskanzleien beschäftigt, oder
• als selbstständige Bilanzbuchhalter*innen, Buchhalter*innen oder Personalverrechner*innen tätig.

Der Lehrberuf Finanz- und Rechnungswesenassistenz ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• Finanzbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung
• Bilanzbuchhaltung, Jahresabschluss
• Kostenrechnung, Controlling
• Personalverrechnung
• Treasury Management
• facheinschlägige Softwareprogramme (z. B. SAP)
• Steuer- und Abgabenrechnung
• Wirtschafsprüfung, Revision

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Controller*in
• Personalverrechner*in

• Bilanzbuchhalter*in
• Fakturist*in
• Finanzbuchhalter*in
• IFRS Accountant (m./w./d.)
• Kostenrechner*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Anlagevermögen,  Betriebliches Rechnungswesen,  Bilanz,  Bonität,  Budget,  Cash-Flow,  Controlling,  Debitoren,  Doppelte Buchhaltung,  Einnahmen-Ausgaben-Rechnung,  ELDA,  Finance Operations,  IFRS,  Liquidität,  ökonomisch,  Passiva,  SAP,  Umlaufvermögen,  US-GAAP