Berufsgruppe:
Recht / Sicherheit / Verwaltung
Arbeitsfeld: Immer gefragt: Öffentlicher Dienst und Verwaltung

Amtsgehilfe / Amtsgehilfin

Andere Bezeichnung(en):
Amtshilfe (m./w./d.), Kanzleibedienste*r, Amtswart*in

Berufsbeschreibung

Amtsgehilf*innen unterstützen in Ämtern, Ministerien oder Gemeindeverwaltungen den Büro- und Verwaltungsbetrieb. Sie erledigen Botengänge, machen Aussendungen fertig, holen Akten aus dem  Archiv und dergleichen mehr. Weiters geben sie Daten in Computer ein oder bedienen Kopiergeräte. Sie haben Kontakte zu ihren Kolleg*innen, den Sachbearbeiter*innen ihrer Abteilung sowie zu ihren Vorgesetzten.

Amtsgehilf*innen – auch Amtshilfe (m./w./d.), Kanzleibedienstete*r oder Amtswart*in genannt – verrichten Botengänge, befördern die Post und machen Aussendungen versandfertig. Sie besorgen Akten aus den Archiven, führen EDV-gestützte Datenbanken und Karteien, verwalten Büroartikel, vervielfältigen Dokumente und führen darüber Listen.

Amtsgehilf*innen erledigen kleinere Wartungsarbeiten. Sie bereiten amtliche Aussendungen für den Versand vor und bringen sie zur Post. Sie holen Akten für die einzelnen Abteilungen aus dem  Archiv und führen über die Akten eine nach Alphabet, Geschäftszahl und Geschäftsjahr geordnete Kartei.

Amtsgehilf*innen in kleineren Gemeinden sind je nach Bedarf der Gemeindeverwaltung auch noch mit verschiedenen anderen Aufgaben betraut. Sie geben Auskünfte bei telefonischen Anfragen oder holen bei den jeweiligen Sachbearbeiter*innen die benötigten Informationen über die betreffenden Angelegenheiten ein.

Amtsgehilf*innen arbeiten mit Akten, digitalen Karteien, Datenbanken und Statistiken, mit Postsendungen, Formularen, Schriftstücken und Bürogegenständen. Dazu verwenden sie die üblichen Büro- und Kommunikationsgeräte wie Computer und Laptops, Drucker,  Scanner, Kopiergeräte, Frankiermaschinen und (Mobil-)Telefone. Sie setzen dabei Kommunikationstechniken wie E-Mails, Videotelefonie und das Internet ein.

Amtsgehilf*innen arbeiten in Amtsräumen und Archiven und erledigen Botengänge zur Post und direkt zu Empfänger*innen. Sie haben Kontakte zu ihren Kolleg*innen sowie zu ihren Vorgesetzten und zu Sachbearbeiter*innen der jeweiligen Abteilungen (siehe z. B. Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf), Sachbearbeiter*in, Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin) und informieren Kund*innen oder Parteien oder melden diese an.

Amtsgehilf*innen haben meist geregelte Arbeitszeiten während der üblichen Bürozeiten des Amtes, in dem sie tätig sind.

  • Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
  • Statistiken, Karteien und Dateien anlegen und führen
  • nach Diktat schreiben
  • Standardbriefe schreiben
  • fachspezifische Softwareprogramme der elektronischen Datenverarbeitung anwenden, z. B. Textbausteine und Adressdateien erstellen und warten
  • Termine koordinieren und überwachen
  • Besprechungen vor- und nachbereiten
  • Kund*innen oder Parteien anmelden, informieren und betreuen

Amtsgehilf*innen arbeiten im öffentlichen Dienst. Sie sind dabei bei

  • Verwaltungsbehörden wie Bundesministerien und nachgeordnete Dienststellen wie Bundesinstituten und Bundesanstalten,
  • Finanzbehörden wie Finanzlandesdirektionen, Finanzämtern,
  • Gerichten,
  • Magistraten und Gemeindeämtern tätig.

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration,  E-Government,  Kanzlei