Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Pharmazeutisch-kaufmännische Assistent*innen (PKA) sind sowohl für kaufmännische Tätigkeiten wie Bestellungen, Lagerwirtschaft, Abrechnungen und Schriftverkehr in einer Apotheke zuständig als auch für die Unterstützung bei der Kund*innenberatung und im Verkauf und in der Herstellung von Arzneiformen.

Im Bereich Wareneinkauf und Lagerhaltung ermitteln die Pharmazeutisch-kaufmännischen Assistent*innen den Warenbedarf des Betriebes, holen Angebote von Großhändler*innen ein und bestellen die benötigten Waren. Sie überwachen die Einhaltung der Liefertermine, kontrollieren die gelieferten Waren und Lieferpapiere und führen bei Mängeln oder Transportschäden  Reklamation durch. Sie lagern die Apothekerwaren gemäß den gesetzlichen Lagerungsvorschriften (besonders wichtig bei empfindlichen Arzneimitteln) und führen regelmäßige Qualitätskontrollen an den gelagerten Produkten durch (z. B. Kontrolle der Ablauffristen). Nicht vorrätige Medikamente werden auf Kund*innenwunsch beim Großhandel angefordert und häufig noch am selben Tag angeliefert.

Im Verkauf assistieren sie den Apotheker*innen und informieren und beraten selbstständig Kund*innen über Anwendungsmöglichkeiten und Verwendung beispielsweise von Kosmetika, Tees oder Pflegeprodukten. Bei der Abgabe von Medikamenten beachten sie genau ihre Abgabekompetenz sowie die jeweiligen Abgabebestimmungen und wissen, wie sie mit ärztlichen Rezepten und Verordnungen umgehen. Besonders wichtig ist es dabei zu wissen, wann sie ein Beratungsgespräch an den/die Apotheker*in übergeben müssen, weil es um medizinische Produkte und Anwendungen geht.

Pharmazeutisch-kaufmännischen Assistent*innen wirken außerdem bei der Gestaltung des Verkaufsraumes mit. Sie platzieren die Produkte auf Regalen, Tischen und Verkaufsständern (z. B. Drehständer), dekorieren Auslagen und den Innenraum und überlegen sich dabei, auf welche Produkte man die Kund*innen besonders aufmerksam machen möchte und wie diese gut zur Geltung kommen. Sie bringen Informationsplakate an und legen Werbe- und Informationsfolder aus. Im Büro arbeiten sie außerdem an der Buchhaltung und Kostenrechnung mit und unterstützen im Schriftverkehr, in der Abrechnung mit Sozialversicherungsanstalten, bei Preiskalkulationen und Inventuren.

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich der Pharmazeutisch-kaufmännischen Assistent*innen sind Arbeiten im Labor sowie das Assistieren bei verschiedenen Apothekertätigkeiten. Beispielsweise helfen sie beim Zubereiten von Arzneimitteln (Arzneipulvermischungen, Teemischungen, Salben, Zäpfchen, Sirupe, Tinkturen, Tropfen usw.) mit, sie füllen Tinkturen in Flaschen ab, mischen Salben an oder stellen verschiedene Alkohollösungen, Pasten und Cremes her. Sie  sterilisieren und  desinfizieren diverse Werkzeuge, Geräte, Ampullen, Behälter und Flaschen mittels Dampfsterilisation oder mit speziellen  Chemikalien und reinigen medizinische Hilfsgeräte wie Apothekerwaagen und stellen deren Funktionen ein.

Bei allen Arbeiten achten sie besonders auf  Hygiene und Einhaltung der Sicherheitsvorschriften.

Pharmazeutisch-kaufmännische Assistent*innen arbeiten mit verschiedenen pharmazeutischen Produkten und Waren wie z. B. Tabletten, Arzneipulvermischungen, Salben, Zäpfchen, Tinkturen, Tropfen, Teemischungen, Babynahrung und Kosmetikprodukte. Sie hantieren mit medizinischen Werkzeugen und Laborgeräten wie z. B. Ampullen, Reagenzgläser, Apothekerwaagen, Pinzetten oder Scheren, aber beispielsweise auch mit Blutdruckmessgeräten. Sie bedienen digitale Kassensysteme und für Verwaltungsarbeiten verwenden sie verschiedene Bürogeräte wie Computer/Laptops, Drucker und Kopiergeräte und Bürosoftware, wie Bestellprogramme, Lagerhaltungsprogramme und spezialisierte  Software für die Abrechnung mit Sozialversicherungsanstalten.

Wie in allen Handels- und Dienstleistungsbereichen ist die eigene Person ein wichtiges Arbeitsmittel für Pharmazeutisch-kaufmännische Assistent*innen. Freundlichkeit, sicheres und kompetentes Auftreten und hohe Kund*innenorientierung sind in diesem Beruf besonders wichtig.

Pharmazeutisch-kaufmännische Assistent*innen arbeiten in den Verkaufsräumen, Labors, Büros und Lagerräumen von (Krankenhaus-)Apotheken oder pharmazeutischen Großhandelsbetrieben. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleg*innen, Apotheker*innen und weiteren Fachkräften und haben Kontakt zu Pharmareferent*innen, zu den Lieferant*innen des pharmazeutischen Großhandels und zu den Kund*innen der Apotheke. Wenn sie in Krankenhausapotheken arbeiten, haben sie außerdem Kontakt zu Ärzt*innen und anderen Kolleg*innen aus dem Gesundheitsbereich.

Wie in anderen Handelsberufen arbeiten Pharmazeutisch-kaufmännische Assistent*innen auch in Teilzeit und teilweise an Samstagen und am Abend. Im Handel wird viel im Stehen gearbeitet, was eine gewisse körperliche  Fitness erfordert.

Bereich Warenverkauf und Kund*innenberatung:

• Apotheker*innen beim Verkauf apothekenpflichtiger Arzneimittel unterstützen
• Kund*innen über Eigenschaften, Verwendungsmöglichkeiten, sachgerechte Aufbewahrung und über Qualitäts- und Preisunterschiede der Waren informieren und beraten
• nicht-rezeptpflichtige Apothekerwaren (z. B. Kindernahrung, Heilbehelfe, Körperpflegemittel, Tees) eigenständig verkaufen
• Verkaufsräume und Schaufenster gestalten (Auslegen der Waren, Dekorationsarbeiten)

Bereich Labor:

• den Apotheker*innen beim Zubereiten von Arzneien assistieren, z. B. von Arzneipulvermischungen, Teemischungen, Salben, Zäpfchen, Tinkturen, Tropfen
• pharmazeutische Werkzeuge, Geräte, Ampullen, Behälter, Flaschen usw. mittels Dampfsterilisation, Reinigungsmittel und  Chemikalien reinigen und desinfizieren
• Funktionen von Messgeräten, z. B. Apothekerwaagen, einstellen und kontrollieren

Bereich Wareneinkauf und Lagerung:

• Warenbedarf des Betriebes ermitteln
• gegebenenfalls Angebote von Lieferant*innen einholen
• benötigte Waren bei Großhändlern bestellen
• Lieferpapiere und Rechnungen kontrollieren, Zahlungen abwickeln
• eingelangte Waren auf Mängel oder Transportschäden überprüfen
• Arzneiwaren gemäß den Lagerungsvorschriften einlagern

Bereich Büro/Vertrieb und betriebliches  Rechnungswesen:

• Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehr (Bestellungen, Geschäftsbriefe usw.) durchführen
• Postein- und -ausgang erledigen
• Buchungsunterlagen (Lieferscheine, Rechnungen usw.) prüfen und ordnen
• Rezepte mit den Sozialversicherungsanstalten verrechnen
• Zahlungsverkehr mit Lieferant*innen, Kund*innen, Behörden, Kreditinstituten durchführen
• bei der Kalkulation der Verkaufspreise der Waren mitwirken
• regelmäßige Inventuren (Aufnahme des Warenbestandes) durchführen

Pharmazeutisch-kaufmännische Assistent*innen sind in

• Apotheken,
• Krankenhausapotheken,
• Einrichtungen des öffentlichen Gesundheitswesens oder
• Betrieben des pharmazeutischen Großhandels beschäftigt.

Der Beruf Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• Kund*innenberatung, Verkauf
• Naturheilkunde, Homöopathie
• Labor (Zubereitung, Mischung, Verpackung)
• Bestellwesen, Einkauf
• Lager und Lagerlogistik
• Hygiene, Sauberkeit und Qualitätsprüfung
• Verkaufsraumgestaltung, Schaufensterdekoration

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Apotheker*in
• Sortimentsmanager*in (Category Manager*in)
• Pharmareferent*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Allergie – Allergene,  Defektur,  dispensieren,  Dosis,  Multi-Channel-System,  rezeptpflichtig,  sterilisieren